Apabila menjawab surat tunjuk sebab, adalah penting untuk berikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai sebab-sebab di sebalik tindakan atau keputusan yang dilakukan oleh pihak syarikat. Anda boleh memulakan surat dengan mengucapkan terima kasih kerana surat tersebut dan kemudian berikan penjelasan yang lengkap berdasarkan fakta dan data yang relevan. Pastikan anda menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme dalam menjawab surat tersebut. Anda juga boleh merujuk kepada panduan dan contoh surat tunjuk sebab dalam sumber-sumber HR untuk membantu anda dalam menyusun jawapan yang padu.